Als manager heb je de beschikking over 2 simpele maar krachtige sturingsinstrumenten bij verzuimbegeleiding: afspraken en prognoses. Als je deze twee instrumenten op de juiste manier toepast zul je merken dat je veel beter invulling kan geven aan je regierol bij verzuimbegeleiding. De prognose helpt je de route te bepalen of bij te stellen, met de afspraken geef je vervolgens sturing.

Alhoewel het maken van afspraken een logisch uitgangspunt is, zie ik bij veel stuurloze reïntegratietrajecten dat het op dit basisprincipe al mis gaat. Hieronder geef ik een uitleg over het belang van sturing op basis van afspraken. In een aparte post besteed ik aandacht aan prognoses.

 

Afspraken als leidend en richting gevend principe

Reïntegratie is een actief proces waarbij werkgever en werknemer beiden verantwoordelijk zijn voor de voortgang. Elk contact dat in het kader van verzuimbegeleiding plaats vindt moet (en kan!) met een afspraak worden afgesloten. Het soort afspraak is uiteraard afhankelijk van de inhoud van het contact:

• Er zijn benutbare mogelijkheden. Afspraak: wanneer wordt er gestart met werkhervatting, in welke taken, tijd, voorwaarden, opbouw?
• Er zijn nog geen benutbare mogelijkheden. Afspraak: wanneer hebben we opnieuw contact, wie neemt daarbij het initiatief (bij voorkeur de werknemer), wanneer bereikbaar? Wat ga je doen om je inzetbaarheid te verhogen. Zijn er knelpunten en hoe gaan we die oplossen?
• Er bestaat van één kant of wederzijds twijfel over inzetbaarheid of benutbare mogelijkheden. Afspraak: wat gaan we doen om de mogelijkheden in kaart te brengen? Zijn er knelpunten en hoe gaan we die oplossen?
• Er bestaat geen twijfel dat er op dat moment geen benutbare mogelijkheden zijn. Afspraak: wanneer hebben we opnieuw contact, wie neemt daarbij het initiatief (bij voorkeur de werknemer), wanneer bereikbaar? Wat kan ik voor je betekenen?

Leg de gemaakte afspraken vast en plan tijdsgebonden afspraken in zodat deze actief kunnen worden gevolgd. Een verzuimbeheersysteem is daar vaak een handig hulpmiddel bij. Vastgelegde en ingeplande afspraken worden vervolgens ijkpunten om de voortgang van de reïntegratie te toetsen. Afspraken zijn uiteraard niet vrijblijvend; het niet nakomen van afspraken is onderwerp van gesprek en onderzoek. De belangrijkste vraag is daarbij waarom de afspraak niet is nagekomen:

• De afspraak was niet haalbaar. Waarom was de afspraak niet haalbaar? Wat kunnen we daar aan doen? Waren de voorwaarden niet goed? Wat moet er dan worden geregeld? Hebben we advies nodig om te haalbare afspraken te komen? Waarom heb je mij tussentijds niet op de hoogte gehouden?
• De beperkingen zijn veranderd. Kunnen we nieuwe afspraken maken? Is er sprake van een nieuwe/andere situatie? Hebben we advies nodig om tot nieuwe afspraken te komen?
• De omstandigheden zijn veranderd. Wat zijn de knelpunten? Hoe kunnen we die oplossen? Is daarbij hulp of advies nodig?
• Er blijken geen geldige redenen te zijn. Maak duidelijk dat reïntegratie geen vrijblijvend proces is en dat het niet of onvoldoende meewerken aan reïntegratie consequenties kan/zal hebben. De consequenties staan (als het goed is!) beschreven in het verzuimbeleid. Maak vervolgens nieuwe afspraken en besteed extra aandacht aan de controle. Pas bij het herhaaldelijk niet nakomen van afspraken zonder geldige reden consequent steeds zwaardere disciplinaire maatregelen en sancties toe. Dossieropbouw is geen doel op zich, maar hoort er bij onwil gewoon bij.

Onderzoek levert feedback om de reïntegratie bij te stellen. Er ontstaat een dynamisch afstemmingsproces dat voor meer regie op het verzuim zorgt. Een vergelijkbaar proces valt bij prognoses te zien. Daarover meer in de andere toolbox-post.